Главная » Инструменты » Развития компании » 4. Вкусное »

6 правил деловой переписки

Шесть правил деловой переписки.

 Есть такая древняя японская мудрость – «настоящее письмо должно быть написано так, чтобы его было не стыдно повесить на стену». Мораль такова, что даже личное сообщение должно быть написано так, чтобы его выставить на всеобщее обозрение.

Каждый день, сталкиваясь с электронной перепиской, мы редко задаемся вопросом об этике делового письма – и зря. Ведь вы наверняка получаете письма от людей по работе и с некоторыми (как правило, меньшим количеством) вам намного приятнее переписываться, нежели с остальными? В этой статье мы решили задаться вопросом, почему так происходит, ведь дело наверняка не потому, что в письме есть приятные новости, но и еще что-то. Что это и как сделать так, чтобы письма от вас читали с большим удовольствием и также на них отвечали, мы расскажем в этой статье.

Есть несколько простых правил, которые помогут вам правильно вести электронную переписку.

 Правило первое. Тема письма. Согласитесь – получая письмо с длинным названием, в верхнем регистре (заглавными буквами) и содержащее информацию о супер-пупер акции с 99% скидками на приобретение чего-то там (эта часть темы уже просто не влезает в строчку) – вы с большой вероятностью удалите или поместите в спам. Но и слишком короткое название, или вообще его отсутствие («Re:…») тоже может рано или поздно довести вас до истерики, поскольку искать нужное вам письмо в такой дезинформирующей переписке просто невозможно.

Вывод – пишите кратко и емко. Тема письма должна быть темой, а не просто набором бессмысленных слов или букв, и дать получателю возможность уже с самого начала понять о чем пойдет речь.

 Правило второе. Не злоупотребляй трафиком. Если к письму необходимо прикрепить файл колоссальных размеров, или очень много файлов – то лучше залить большой файл на файлообменник, а множество файлов собрать в один архив. Файлы, кстати необходимо перед отправкой правильно назвать, чтобы собеседник понимал, что за информация содержится в файле. Например «Новый_документ_2.» – весьма неудачный ход. Не раздражайте вашего собеседника такими мелочами. Рано или поздно он просто откажется с вами общаться, и произойдет это, как обычно, в самый неподходящий для вас момент.

Правило третье. Пиши как в жизни. В нашей повседневной жизни мы сначала здороваемся с собеседником, узнаем как у него дела, интересуемся его здоровьем, болтаем на отвлеченные темы, и уже потом переходим к обсуждению интересующего нас вопроса, после этого мы уточняем детали, договариваемся о новой встрече и прощаемся.

Такой же логике необходимо следовать и в электронной переписке. Если вас интересует, когда вам наконец-таки привезут ваш заказ – «когда ждать плюшевых мишек?» – самый ужасный вариант письма. Поздоровайтесь с собеседником, деликатно сообщите что заинтересованы в сроках поставки партии плюшевых мишек по заказу номер такой-то от такого-то числа на ваш склад. Уточните в каком состоянии находится ваша заявка. Затем можете сообщить о том, что вы действительно с нетерпением ждете ответа. Попрощайтесь с собеседником. Не забудьте указать в подписи ваши контактные данные и инициалы, должность и наименование компании. Такое письмо приятно читать и хочется на него ответить также вежливо и культурно. Таким образом, мы не только пишем правильно, но и дисциплинируем собеседников.

 Правило четвертое. Забудьте про вечер пятницы. В выходные, письма, полученные в пятницу, никто читать не будет, а в понедельник получатель, заваленный работой и письмами с длинными не перевариваемыми заголовками, может случайно удалить ваше письмо или просто его проигнорировать. Время отправки тоже важно. Если вы выслали коммерческое предложение своему партнеру уже с домашнего компьютера, сидя перед монитором в тапочках и трико, то партнер, получивший письмо уже в ночное время, наверняка сочтет вас несерьезным. Цените свое время и уважайте себя. Работа – есть работа, а отдых – есть отдых. Ваши собеседники тоже это понимают.

 Правило пятое. Помни обо всех. Не забывайте обращать внимание на количество адресатов полученного письма и, если их было несколько, при ответе нажимайте «Ответить всем». Иначе может получиться бардак, как в игре глухой телефон, из-за того, что один адресат получит ответ, а другие — нет.

 Правило шестое. Не будь занудой. При длительной переписке с одним человеком не стоит все время отвечать на его письма и бесконечно растягивать цепочку цитирования, в которой сложно что-то отыскать. Обсудили один вопрос — приступили к другому. Новый предмет обсуждения — новое письмо с точным указанием темы в поле «Тема». Вариант Re(254): Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re:Договор – явно неудачен. Почему? – смотри первое правило.

Взяв на заметку эти несколько простых правил, и научив своих сотрудников и собеседников правильному стилю общения – вы упростите свою работу и минимизируете стрессы – а стресс – это плохо. Цените свое время и нервы.

 Юдахин Сергей.

Комментарии закрыты.