Главная » Инструменты » Развития компании » Управление Человеческими Ресурсами (УЧР) »

Современному бизнесу невозможно обойтись без квалифицированного кадровика, бухгалтера и юриста

О необходимости грамотного ведения кадровой документации мы подробно говорили в предыдущих статьях. Необходимость присутствия бухгалтера очевидна. Даже несмотря на малый бизнес, руководители не решаются самостоятельно заправлять бухгалтерскими делами. Ведь это чревато штрафами. Зато на юристах предпочитают экономить.

Первые шаги в бизнесе

Юрист предприятию необходим еще на этапе становления бизнеса, особенно когда вы делаете первые шаги. Во-первых, при открытии компании он поможет сформировать необходимый пакет документов: устав, протоколы, должностные инструкции и другие документы.
Бизнес можно зарегистрировать и по типовым документам, адаптированным для той или иной деятельности, но потом могут возникнуть проблемы, решать которые придется в судебном порядке.

Договор договору рознь…

Распространена практика использования типовых договоров, контрактов и других документов, разработанных энное количество лет назад и находящихся в открытом доступе в интернете. Это не плохо, но в зависимости от вида бизнеса есть тонкости, которые необходимо учитывать при их составлении. Например, применять одинаковые договоры в строительстве и общепите нельзя. Оформленный кадровиком или бухгалтером договор может привести к таким же последствиям, что и договор, составленный студентом-первокурсником, у которого опыта нет совсем, а энергия бьет через край.
Часто экономя на юристах, функции по созданию и проверке документов перекладываются на кадровика или бухгалтера, что в корне неверно.

Ошибки в них могут быть истолкованы в судебном порядке отнюдь не в пользу компании. Суд вполне может принять сторону работника, с которым неверно оформлены трудовые отношения и взыскать с компании весомый штраф. В любом случае, неосмысленное применение типовых документов грозит серьезными последствиями.

Зачастую в компании есть инспектор по кадровому делопроизводству или бухгалтер, выполняющий функции кадровика и вся нагрузка по организации документооборота организации ложится на него. Через него проходит большинство документов компании, переписка с партнерами и контрагентами; именно к нему обращается как руководитель, так и сотрудники, когда возникает необходимость найти какой-то документ, просмотреть историю переписки, проверить дату поступления или отправки тех или иных документов тоже к немую. Чаще всего кадровик несет очень большую нагрузку, так как является своего рода информационным фильтром.
В настоящее время просто обязательно для спокойствия компании, присутствие всей триады – кадровика, финансиста и юриста. Каждый выполняет свой круг обязанностей. Так, Отдел кадров ведет кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством, оформляет различные виды кадровых документов на утвержденных бланках, ведет собственную нумерацию исходящих документов и руководствуется законодательными и нормативными актами, действующими в данной области делопроизводства. Финансовый отдел ведет учет финансовых документов (счетов, счетов-фактур, накладных), руководствуясь принятыми в стране законами и законодательными актами в области бухгалтерского учета. Юридический отдел отвечает за оформление, регистрацию, хранение и архивирование всех видов юридических документов (договоров, соглашений, претензий, протоколов заседаний учредителей и др.).

Наличие юридической службы просто необходимо для организации правильной системы документооборота и разработке положений организации. Заручиться всесторонней поддержкой юридической службы – это здорово!

Вот минимальный круг вопросов, требующий присутствия юридической службы:
1.Финальная проверка документа.
2. Юридическая экспертиза бланков, проверка оформления наименования организации в соответствии с уставными документами, а также юридического и фактического адреса и банковских реквизитов организации.
3. Ознакомление с входящими письмами и, в случае необходимости, рекомендации исполнителю письма относительно того, как юридически грамотно подготовить ответ.
4. Анализ решения руководства на соответствие юридическим нормам.
5. Легитимность принятия управленческих решений, отраженных в приказах и распоряжениях.
6. Проверка наличия подписей на документах.
7. Правомочность использования печатей и штампов в соответствии перечнем должностных лиц, имеющих право визирование документа.
8. Участие в разработке и согласовании положений и инструкций на предмет правильности составления и оформления документов.
9. Оказание юридической экспертизы документов
10. Проведение консультаций и прочее.

Итак, контроль со стороны юридической службы даст гарантию, что ни один документ не покинет стены офиса до тех пор, пока не будет надлежащим образом оформлен и утвержден, защитит права и законные интересы предприятия, работающих в нем сотрудников, укрепит законность в деятельности организации.
Если все-таки руководитель пришел к выводу, что помощь профессионального юриста необходима, перед ним возникает вопрос: куда обратиться, чтобы получить грамотную консультацию. Вариантов всего два: взять в штат юриста или нанять специалиста по договору на аутсорс. У каждого варианта есть свои преимущества. Выбор за вами.
Если юрист – штатный. В таком случае работодатель будет обязан оборудовать его рабочее место, а это затраты на оборудование рабочего места, канцтовары и другое оборудование, необходимое для работы. Еще один немаловажный пункт расходов малого предприятия – зарплата специалиста. Она должна быть соразмерна средним расценкам на рынке, иначе будет сложно привлечь кого-либо на работу. А это – и налоговое бремя за специалиста, и штатная должность. Но, тогда юрист всегда под боком, знает все секреты и защитит в случае чего.
Если юрист – аутсорсер. Аутсорсер будет готов за определенную плату завизировать договор, проверить его на соответствие законодательству, указать, какими нормативными актами регулируются отношения, указанные в хозяйственном договоре, и соответствуют ли требованиям законов меры ответственности сторон и порядок разрешения споров.
В любом случае, зарплата профессионалов не так уж и высока по сравнению с потенциальными штрафами и издержками.
Если же руководство малого предприятия нацелено на экономию, то это лучше делать на отсутствии претензий, чем на юристе.

Наталья Милько
Эксперт по кадровому делопроизводству компании «Дмитрий Чуприна & Партнёры»

Добавить комментарий