Главная » Инструменты » Развития компании » Менеджмент »

Как “вскрыть” проблемы организации

Как вскрыть проблемы организации.

Сегодня мы поговорим о том, как вскрывать  организационную проблематику очень простым способом.

Лучше всего данный инструмент использовать в рамках групповой работы по той или иной проблематике, когда сотрудники пользуясь данным алгоритмом проводят анализ.

Я лично часто пользуюсь этим инструментом во время диагностических сессий.

Можно и проблемы отдала продаж вскрыть, или четко осознать, что не так  в менеджменте компании.

Инструмент прост и выложен в виде файла в котором пошагово определен порядок действий.

Если что то будет непонятно,  напишите  по адресу  project.chuprina@gmail.com  и я постараюсь ответить на ваш вопрос.

 

Часть 1 (обзор темы)

Терминология

Ситуация обстановка, положение, создавшееся в результате стечения каких-либо обстоятельств. Совокупность материальных и идеальных объектов и связей между ними.
Тенденция сравнительно устойчивое направление развития определенного явления, процесса или идеи.
Проблема
  • нарушение (угроза нарушения) нормального хода деятельности (функционирования), снижающее ее эффективность (ТЕНДЕНЦИЯ);
  • несоответствие фактического состояния желаемому или заданному, запланированному (СИТУАЦИЯ).
Симптом случай, совпадение, признак (от греч. sýmptoma), частный случай проявления проблемы
Анализ метод научного исследования действительности, состоящий в расчленении целого на составные элементы. Детальное, всестороннее изучение, рассмотрение какого-л. факта, явления, события.
Синтез метод научного исследования явлений действительности в их единстве и целостности, во взаимодействии их частей.
«Нулевая» ситуация текущая ситуация с учетом ее развития, если не будут реализовываться никакие решения (естественный тренд)
Проблемное пространство вся информация, которая соотносится с какой-либо проблемой

Типы ситуаций (событий или проблем)

1) Типичные (повторяющиеся) проблемы

Отдельные случаи, отдельные проявления – лишь симптомы типичной проблемы.

Большинство проблем носит типичный характер

 

2) Типичная проблема с признаками специфичности (исключительности)

Ситуация, являющаяся исключительной для конкретного объекта, но в целом характеризующаяся, как типичная (постоянно возникающая)

Можно опираться на чужой опыт или прибегнуть к совету.

 

3) Уникальная, исключительная проблема

Проблема, вероятность повторения которой незначительна. Никогда не возникало ничего подобного с похожими характеристиками. Проблема, которая не имеет прецедентов и связана с высокой степенью неопределенности как в отношении методов решения, так и результатов.

 

4) Начальное проявление новой типичной проблемы

 

Все события, за исключением действительно уникальных, требуют принципиальных решений. Их нужно рассматривать сквозь призму правила, политики и принципа. При выработке верного принципа появляется возможность прагматического подхода к решению данной типичной ситуации, то есть возникает возможность применить правило к конкретным обстоятельствам.

По-настоящему уникальные события, однако, требуют сугубо индивидуального подхода. Нельзя придумать правил для исключений.

Общий подход к определению проблемы

  1. Исходить из того, что проблема носит типичный характер
  2. Признавать, что событие, привлекшее внимание, на самом деле является симптомом.
  3. Попытаться выявить сущность проблемы.
  4. Если событие уникально, попытаться выявить в нем предвестника новой типичной (базовой) проблемы. «Поддаются ли объяснению данные события и объясняются ли все из них?»
  5. Избегать временных оценок. Решать ситуацию в «масштабе», на максимально высоком концептуальном уровне.
  6. Принятие симптомов за проблему.

Наиболее частые ошибки в определении проблем.

Наиболее распространенная ошибка. Например, когда говорят: «У нас проблемы со сбытом (товар или услуги плохо продаются». Это не есть проблема – это симптом, который указывает на наличие проблемы. Другой пример: высокая температура тела у человека – это не болезнь сама по себе (то есть не проблема), Это симптом целого ряда болезней.

  1. Предвзятое мнение о причинах проблемы.

Ошибка, связанная с неправильным диагнозом.

  1. Определение проблемы с позиций власти.

Ошибочное мнение, что причину проблему может определить только руководитель.

  1. Неверное понимание причинно-следственных связей.

Одна из типичных ошибок – считать, что если что то происходит после этого, значит происходит вследствие этого (Post hoc, ergo propter hoc).

  1. Отношение к уникальной проблеме, как к проявлению типичной ситуации.
  2. Незавершенный диагноз проблемы.

 

 

Проблемы организации, часть 2

Определение проблем

 

1-й шаг

Создайте общий обзор того, что беспокоит в деятельности (все, что приходит в головы, некий dump), в виде списка  проблем на флип чарте.

 

2-й шаг

Произведите редактирование списка:

  • удаление повторов;
  • проверка на соответствие принципу: «один пункт списка – об одной негативной ситуации»;
  • уточните формулировки.

 

3-й шаг

Проверяем список на вшивость  :

  1. Структурирование списка по причинно-следственным связям.
  2. Что из списка является симптомами (частными случаями проблем)?
  3. Что из списка действительно является проблемой ?
  4. Возможно,  что то из другой «оперы» является причиной проблемы. Возьмите это на заметку.

 

Возможно, что из первоначального списка 80% беспокоящих вас  проблем окажутся симптомами и лишь 20% можно будет отнести к действительным проблемам.

 

4-й шаг

Проверка полученного перечня проблем и симптомов на предмет ошибок (см. 2 страницу –  наиболее частые ошибки в определении проблем).

5-й шаг

 

Сухой остаток от работы  (вашу проблематику) перенесите в электронный вид ( если возможно  – то в порядке причинно – следственной связи) по схеме представленной в таблице :

Ранжирование проблем по важности

Проблемы

РЕЙТИНГ

Значимость среди всех перечисленных проблем

   
   
   
   
   

Дмитрий Чуприна

Комментарии закрыты.