Главная » Кто мы? » Команда » Публикации в прессе » mup.kz »

Что такое кадровое делопроизводство и почему оно так важно?

Кадровое делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая организацию работы с кадровой документацией, связанной с управлением персоналом – кадровым учётом, движением кадров, учётом рабочего времени и расчетов с персоналом.
Зачастую владельцы организаций, компаний недооценивают всю значимость кадрового делопроизводства. Осознание того, что грамотно оформленная кадровая документация просто необходима, обычно, приходит уже поздно – в процессе проверок и выявления ошибок. Отсутствие обязательной кадровой документации или нарушение правил ведения этой документации ведет к немалым штрафам в случае проверок, а также существенно осложняет отношения работника и работодателя.
Лучше не допускать такой ситуации, поскольку вы затратите гораздо больше ресурсов: денежных средств, сил и времени, чтобы все исправить, чем если бы кадровое делопроизводство было уже налажено с момента образования компании.
Итак, все компании независимо от организационно-правовой формы, вида деятельности и численности персонала должны вести обязательные кадровые документы. Этого требуют Трудовой кодекс и ряд подзаконных актов.

К обязательным кадровым документам можно отнести, например, должностную инструкцию, штатное расписание, трудовой договор, правила внутреннего распорядка, инструкцию по технике безопасности, график отпусков, различные положения и журналы учета и многое другое.

Но данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений у работодателя может возникать обязанность оформления иных документов.
К примеру, профессионально составленная должностная инструкция исключит возможность появления у сотрудников компании вопросов о том, почему они должны выполнять ту или иную работу или почему на них возложена та или иная ответственность.
В правилах внутреннего распорядка прописывается начало и конец рабочего дня, время начала и окончания обеденного перерыва, дресс-код , корпоративный имидж компании и многое другое.

Грамотно составленный трудовой договор – гарантия прав работника, и он никогда не пойдет в суд.

Штатное расписание – это не только напоминание кадровой службе, сколько у нее вакансий, а хороший аргумент в суде, в случае увольнения какого-либо работника, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника, что увольнение было законным, и не была нарушена норма о праве на оставление на работе.

Ответственность работодателя за несоблюдение требований к ведению кадровой документации

Ни для кого не секрет, что в настоящее время права трудящихся, особенно в неформальном/частном секторе нередко нарушаются. Там чаще всего не оформляются трудовые отношения, то есть не оформляется трудовой договор. Только часть зарплаты выплачивается официально, большая часть же, как говорится, «в конвертах». Такой расклад вроде бы удобен, однако он лишает работника многих прав: отчислений страховых взносов для пенсионного обеспечения, в случае болезни, больничный лист не оплачивается, трудовой отпуск не предоставляется, охрана труда не гарантирована, рабочий день не ограничен, сверхурочные не выплачиваются.
Если работник не оформлен должным образом, то и кадровая документация ведется с нарушениями или не ведется вообще.
Следует еще раз отметить: за отсутствие кадровой документации или несоблюдение требований по ее ведению, работодатели могут быть привлечены к дисциплинарной, административной или даже к уголовной ответственности.

Кадровый аудит, кадровая проверка

Чтобы «кадры были в порядке», необходимо время от времени проводить кадровый аудит. Кадровый аудит можно проводить своими силами или заказать его у специалистов. Это поможет вам своевременно выявить несоответствия в кадровом делопроизводстве и оперативно их устранить.

Кадровый аудит – разновидность инициативного (по инициативе организации) аудита. В ходе него проверяется работа компании, как с точки зрения требований законодательства, так и с точки зрения соответствия кадровой политики интересам организации.

Это позволит получить достоверную информацию о возможных рисках, связанных с кадровым документооборотом, принять решения о корректировке документооборота (включая восстановление части документооборота), а также принять управленческие решения по вопросам взаимодействия организации с персоналом.

Актуальность проверки кадрового делопроизводства

В настоящее время процедура проверки кадрового делопроизводства приобрела большую актуальность в связи с проводимыми государственными органами проверками и повышенной конфликтности работников, что зачастую выводит трудовой конфликт на уровень судебных разбирательств.
Привести кадровый учет в порядок целесообразно до того момента, как придут те или иные контролеры и применят финансовые санкции.
Цель кадровой проверки/аудита – выявление отклонений документооборота в компании от требований законодательства.

Кадровые проверки бывают следующие:

•сплошная кадровая проверка – проверка всего объема кадрового документооборота;
•выборочная кадровая проверка – проверка определенной выборки кадровой документации, допустим, каждого пятого работника. Она позволяет провести обзор типичных ошибок, допущенных в процессе деятельности организации;
•экспресс-проверка – проверка и изучение заявленной части кадрового документооборота, например, личных листков по учету кадров, и предоставление экспертной оценки по проверяемому участку кадрового делопроизводства.

По итогам проведения проверки кадрового учета можно получить объективную информацию о состоянии кадрового делопроизводства, выявить потенциальные риски ведения кадровой работы, вовремя устранить их, а также минимизировать ответственность руководителя и сформировать эффективную кадровую политику. И добиться конечной цели – привести кадры в порядок!
Кадровая документация – отличительный признак трудовых правоотношений, гарантия для работника и страховка от исков для работодателя. Ее ведение – одна из обязанностей работодателя независимо от масштабов организации.

Наталья Милько

Добавить комментарий