Пока существует какой-либо проект, всегда будут непредвиденные проблемы и новые вопросы. И пока появляются все новые и новые проблемы, вы должны быть готовы к их решению или они навредят результатам вашего проекта.
Если все эти проблемы по своему возникновению неожиданны, то, как вы можете быть уверены в том, что вы справитесь с ними быстро и эффективно? В идеале вам нужен заранее подготовленный список действий при возникновении прецедента на месте, чтобы быть уверенным, что ничто не выпадает из графика.
В сфере менеджмента разрешение проблем это не только процесс самого решения, но и её определения. Проблемы, связанные с персоналом или потребителями, технические накладки, нехватка материалов – все это может сослужить плохую службу вашему проекту и вашей репутации в дальнейшем. Если проблема остается нерешенной, вы рискуете созданием никому ненужных конфликтов, задержек и способствуете снижению продуктивности.
Разница между риском и проблемой, естественно, велика. Природа каждого из этих определений одинаково неизвестна в самом начале. Говоря о рисках, мы заранее предполагаем, что есть какие-то основания для беспокойства. Проблемы же обычно сложнее предсказать, они могут нагрянуть нежданно-негаданно. Например, неспособность подобрать хороший персонал вызывает определенные риски. Но попавший в аварию сотрудник, и по этой причине взявший больничный на три недели, – это проблема.
Очень важно определить все возможные риски перед началом проекта. Существует множество способов подсчета приблизительного риска, которыми вы можете воспользоваться. Затем разумно разработать план по управлению этим риском в течение всего проекта. Но, когда дело касается непредвиденных проблем, стратегия уступает место тактике, и вы разбираетесь с проблемой по мере её поступления. Управление проблемами, тем не менее, представляет собой некий запланированный процесс, предназначенный для работы с непредвиденными ситуациями.
Проблемы – те же преграды, выпадение из графика, дыры в бюджете, конфликты должны быть задокументированы в случае возникновения. Когда вы ведете журнальные записи о какой-либо проблеме, вы естественным образом подводите все к использованию нужного инструмента, метода, для решения проблемы. Последующее возникновение подобных проблем займет время только на сравнительный анализ с предыдущей ситуацией.
Ведение записи проблемы открывает следующие возможности:
- Безопасный и надежный метод разбора проблемы в команде.
- Постановка задач на ответственных людях для любой проблемы.
- Анализ и приоритет в предприятии мер к возникающим проблемам.
- Мониторинг жизнеспособности всего проекта.
Журнальные записи вы можете вести от руки, сделать свою базу данных или купить уже готовый набор, как надо действовать при возникновении проблем. Говоря о первом варианте, вам стоит упорядочить ведение дневника и включить в него следующие моменты:
- Тип проблемы. Сделайте определенные категории, на которые вы будете делить проблемы. Это поможет понять структуру проблемы и подобрать нужных людей для её решения.
Варианты проблем: технические, бизнес-процессы, изменения в методах управления, ресурсы.
- Идентификатор. Запишите, кто обнаружил проблему.
- Время. Запишите, когда проблема была обнаружена.
- Объяснение. Запишите все детали произошедшего и возможные решения. Если решений нет, то определите, какие части проекта заденет проблема.
- Приоритет. Всегда оценивайте приоритетность той или иной проблемы.
Высокий приоритет – проблема имеет большое влияние на успех всего проекта и может вполне остановить проект полностью.
Средний приоритет – проблема имеет заметное влияние на проект, но не способна остановить проект полностью.
Низкий приоритет – проблема не затрагивает никакие важные моменты и, наверняка, не создаст больших потерь в случае, если остановить её на определенной точке.
- Исполнитель.Определите, кто ответственен за решение данной проблемы.
- Дедлайн.
Дополняйте свои записи по разрешению проблем структурами и объяснением процессов, способствовавших решению этих вопросов. Эти записи помогут команде понять, что делать с проблемой, как только она появилась. Для составления этих структур вам помогут следующие наводящие вопросы:
- Как и на кого, вы будете возлагать решение внезапно всплывшей задачи?
- По каким критериям вы будете определять приоритет задачи?
- Кто назначит дату дедлайна?
- Как связать задачу с командой? Вы будете проводить собрания, проверять отчеты, получать письма на почтовый ящик?
Одним из важнейших аспектов в разрешении проблем является быстрое решение задачи и дальнейший ход вперед, с минимальными затратами для проекта. Поставленный алгоритм сэкономит вам много времени при возникновении проблемы. Не забывайте учитывать и потребности вашей команды при разработке алгоритмов.
При завершении проекта необходимо просмотреть, закрыты ли все огрехи и проблемы, возникшие в процессе. Чем лучше вы изучаете проблему, тем лучше вы будете подготовлены к следующему проекту. Некоторые проблемы могут возникнуть заново в другом проекте, и хоть в идеале каждая проблема неповторима, у многих из них могут быть множество схожих черт. Предусмотрев всё в предыдущем проекте, возможные проблемы в новом проекте ещё до начала превращаются в риск, благодаря своей предсказуемости, тем самым снижая его.
Процесс разрешения проблем дает надежный способ выявления и документирования возникающих вопросов и проблем, возникающих в ходе проекта. Этот процесс помогает легко оценивать проблемы, их приоритетность и найти скорейшее и эффективнейшее решение.
Автор статьи, HR консультант компании — Черненко Алёна и именно ей вы можете задать интересующие вас вопросы, как на Fb: ChuprinaKZ, или позвонить по любому из телефонов указанных на нашем сайте.